Hinweisgebende Person kann jede:r Mitarbeitende bzw. Person in vergleichbarer Position sein, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt hat. Ebenfalls können Geschäftspartner, Kunden und sonstige Dritte, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit der DB Cargo BTT GmbH über Verstöße Kenntnis erlangen, diese an die Hinweisgeberstelle melden.

Nach gesetzlicher Vorgabe ist die interne Meldestelle zur Untersuchung aller Hinweise verpflichtet bei Verstößen gegen das deutsche Strafrecht, gegen bestimmte Bußgeldvorschriften (z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz), gegen das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten, gegen das Kreditwesengesetz, gegen europäisches Recht, gegen aufsichtsrechtliche Regelungen, gegen den Verhaltenskodex oder Mitarbeitendenleitlinien und ähnliche rechtliche Verstöße. Eine genaue Auflistung aller Gesetze finden Sie unter § 2 HinSchG.

Die Hinweisgeberstelle ist nicht zuständig für Beschwerden aus der Kundschaft zu Produkten und Dienstleistungen der DB Cargo BTT GmbH, diese stellen keine Hinweisgebermeldungen dar. Hierzu wenden Sie sich bitte an unser Team vor Ort.

Die Meldestelle hat während des gesamten Prozesses die Vertraulichkeit sowohl der hinweisgebenden Person als auch der Person, die Gegenstand der Meldung ist, zu wahren. Die Identität der hinweisgebenden Person sowie betreffenden Personen werden nach Maßgabe des HinSchG und des Bundesdatenschutzgesetzes vertraulich behandelt und ausschließlich den Personen bekannt gegeben, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind. Hinweisgebende Personen werden insbesondere nach § 36 HinSchG vor Repressalien und Benachteiligungen, z.B. Disziplinarmaßnahmen, Kündigungen aufgrund der Meldung, geschützt. Bereits die Androhung oder der Versuch der Benachteiligung ist untersagt. Dieser Schutz besteht nicht, sofern die hinweisgebende Person vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige oder falsche Informationen über das Hinweisgebersystem gemeldet hat.

Die Dauer der Prüfung kann von einigen Tagen bis mehrere Monate dauern. Sie ist abhängig von Umfang und Komplexität des Sachverhalts.

Nach Eingang Ihrer Meldung wird diese durch die zugriffsberechtigten Personen der internen Meldestelle zunächst auf Stichhaltigkeit hin überprüft, d.h. es wird geprüft, ob der sachliche Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG eröffnet ist und ob es genügend Hinweise für einen Verstoß gibt. Falls nach der ersten Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes von der internen Meldestelle hinreichende Verdachtsmomente für einen Verstoß angenommen werden, können angemessene Folgemaßnahmen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung, z.B. interne Befragungen, eingeleitet werden.

Die hinweisgebende Person erhält während der Untersuchungsdauer Rückmeldung über den Status der Bearbeitung ihrer Meldung. Spätestens sieben Tage nach der Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung. Innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung erhalten Sie eine Rückmeldung hinsichtlich geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.

Sie haben die Möglichkeit, einen Hinweis anonym abzugeben. Auch anonym eingehende Hinweise werden durch die interne Meldestelle, soweit möglich, untersucht. Vorzugswürdig ist eine nicht-anonyme Meldung, da Rückfragemöglichkeiten die Aufklärungsquote erhöhen. Wenn Ihnen aber – aus welchen Gründen auch immer – eine nicht-anonyme Meldung zu unsicher erscheint, dann melden Sie nach bestem Wissen und Gewissen anonym.

Die von Ihnen abgegeben Daten werden im Rahmen des gesamten Prozesses vertraulich und datenschutzkonform gespeichert. Ein Zugriff auf diese Daten ist ausschließlich auf die Mitarbeitenden der internen Meldestelle begrenzt und darf nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen an zuständige Stellen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung weitergeleitet werden. Die Meldestelle hat in solchen Fällen die hinweisgebende Person vorab über die Weitergabe zu informieren. Ist die Offenlegung der Identität der hinweisgebenden Person für die Vornahme weiterer Folgemaßnahmen notwendig, ist vor der Weitergabe eine schriftliche Einwilligung einzuholen. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung der Dokumentation kann erforderlich sein, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen.

Datenschutzhinweise

Wenn Sie weitere Informationen benötigen, bevor Sie eine Meldung einreichen, kontaktieren Sie gerne unseren Compliance Officer. Dies geschieht unter der Maßgabe der Verschwiegenheit.